Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten beim Zugriff auf shapeXT.com, shapeXT.de, shapeIT-software.com, shapeIT-software.de, deren jeweilige Subdomains sowie bei der Nutzung der shapeXT Desktop-Anwendung (Voll- und Demoversion) im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Datenschutzerklärung das generische Maskulinum verwendet. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich grundsätzlich auf alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb der shapeXT Desktop-Anwendung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Dr. Michael Böhme Softwareentwicklung
Röhrstraße 66
99423 Weimar, Deutschland
E-Mail: mail@shapeXT.com [PGP]
Website: https://www.shapeXT.com

2. Webhosting & Server-Logfiles

Diese Website wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) gehostet. Zur Sicherstellung einer datenschutzkonformen Verarbeitung wurde mit dem Webhosting-Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Beim Besuch dieser Website erhebt und speichert der Webserver automatisch technische Verbindungsdaten temporär in sogenannten Server-Logfiles:

  • IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • URL der abgerufenen Datei oder Seite
  • HTTP-Statuscode
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
  • Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem

Statistische Auswertung: Um die Nutzung der Website nachzuvollziehen und technische Fehler zu erkennen, werden diese Server-Logfiles mit dem selbst gehosteten Open-Source-Tool GoAccess ausgewertet. GoAccess läuft lokal auf demselben Server, verarbeitet die Protokolldaten direkt vor Ort und übermittelt keinerlei Daten an externe Dritte oder Cloud-Dienste. Vor der Analyse werden die IP-Adressen anonymisiert (das letzte Oktett bei IPv4-Adressen bzw. der entsprechende Teil bei IPv6-Adressen wird gekürzt), sodass kein direkter Rückschluss auf einzelne Besucher möglich ist. Das daraus resultierende Statistik-Dashboard ist ausschließlich für den Seitenbetreiber zugänglich und wird weder öffentlich bereitgestellt noch mit Dritten geteilt.

Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage des berechtigten Interesses an der Aufrechterhaltung der Systemstabilität, der Gewährleistung der Datensicherheit sowie der Erkennung und Abwehr böswilliger Angriffe. Server-Logfiles werden maximal 4 Wochen lang gespeichert und danach automatisch gelöscht, sofern eine längere Aufbewahrung nicht zu Beweiszwecken im Zusammenhang mit rechtswidrigen Handlungen erforderlich ist.

3. Cookies

Die Hauptwebsite (statisch generiert mit Hugo) funktioniert vollständig ohne Cookies, Tracking-Skripte oder Profiling durch Dritte. Ich binde keine Drittanbieter-Cookies ein und verwende auf meinen Webpräsenzen keinerlei Tracking-Cookies.

Funktionale Session-Cookies kommen nur dann zum Einsatz, wenn Sie aktiv auf eines der folgenden dynamischen Subsysteme zugreifen:

  • Dokumentations-Wiki (DokuWiki): Verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Navigation und die Wiki-Funktionalität.
  • Newsletter-System (phpList): Verwendet ein funktionales Session-Cookie bei der Verwaltung von Abonnements (siehe Abschnitt 5).
  • Kundensystem: Verwendet technisch unbedingt erforderliche Session-Cookies für die Authentifizierung, Formularvalidierung und Sicherheitskontrollen.

Gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfordern diese technisch unbedingt notwendigen funktionalen Cookies keine vorherige Einwilligung des Nutzers. Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass Cookies blockiert, eingeschränkt oder beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden.

4. Angebotsanfragen, Bestellungen und Kundenverwaltung

Verarbeitete Daten. Wenn Sie ein Angebot anfordern, eine Lizenz bestellen oder mich per E-Mail kontaktieren, verarbeite ich die von Ihnen angegebenen Daten: Name und Anschrift Ihrer Einrichtung oder Ihres Unternehmens, Namen und geschäftliche E-Mail-Adressen (sowie Telefonnummern, falls angegeben) von Kontaktpersonen wie dem Rechnungs- und dem technischen Ansprechpartner, Ihre EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die angefragte Lizenz (Typ, Stufe, Laufzeit, Anzahl der Lizenzen, Startdatum), Bestell- oder Referenznummern sowie den Inhalt unserer Korrespondenz. Bei Kunden verarbeite ich zusätzlich Rechnungen, den Zahlungsstatus und Lizenzdaten (Lizenzschlüssel, Lizenzlaufzeit, Lieferdatum).

Quelle. Die Daten stammen direkt von Ihnen über das Angebotsanfrageformular oder per E-Mail. Wenn Sie Kontaktdaten von Kollegen angeben (z. B. Rechnungs- oder technischer Ansprechpartner), stellen Sie bitte sicher, dass diese über diese Datenschutzerklärung informiert sind. EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden über das MIAS-System der EU (VIES) und das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) geprüft.

Zwecke und Rechtsgrundlagen.

  • Erstellung von Angeboten, Abwicklung von Bestellungen, Bereitstellung von Lizenzen, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Kundensupport: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Sie selbst Vertragspartner sind, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geschäftsabwicklung mit den Mitarbeitern meiner Kunden).
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere Buchführung, Rechnungsstellung, Prüfung der USt-IdNr. und Umsatzsteuermeldungen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem deutschen Steuer- und Handelsrecht (z. B. UStG, AO, HGB).
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Informationen über die lizenzierte Software, wie Sicherheits- und Update-Hinweise sowie Erinnerungen an den Lizenzablauf: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Marketing-Newsletter werden nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung versandt (siehe Abschnitt 5).

Erforderlichkeit. Ohne die im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann ich kein Angebot erstellen und keinen Vertrag abschließen.

Empfänger. Ihre Daten werden nur weitergegeben, soweit dies erforderlich ist: an meinen Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister, die gegebenenfalls als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig sind; an Finanzbehörden und sonstige Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben; sowie an die für den Zahlungsverkehr genutzte Bank. Ich verkaufe keine Kundendaten. Eine Übermittlung von Kundendaten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Speicherdauer.

  • Angebotsanfragen, die nicht zu einem Vertragsabschluss führen, werden nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
  • Rechnungen und Buchungsbelege werden entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben für 8 Jahre, Geschäftsbriefe (einschließlich Angeboten) für 6 Jahre aufbewahrt. Diese Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres.
  • Lizenzdatensätze (Lizenzdatei, Laufzeit, Bereitstellung) werden so lange aufbewahrt, wie die Lizenz einschließlich des dauerhaften Nutzungsrechts (Perpetual Fallback Right) besteht, und darüber hinaus bis zum Eintritt der Verjährung etwaiger Ansprüche.
  • Anschließend werden die Daten gelöscht.

E-Mail-Kommunikation. E-Mails werden unter Verwendung einer Transportverschlüsselung übertragen, sofern der Server des Empfängers dies unterstützt; sie sind jedoch standardmäßig nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte senden Sie keine vertraulichen Informationen per unverschlüsselter E-Mail. Um sensible Daten sicher zu übermitteln, nutzen Sie bitte eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit dem öffentlichen PGP-Schlüssel (FF3C E9CE F9AD 48D6 FFF7 2C33 33F8 8812 6D66 0C1B).

5. Newsletter-Abonnement über phpList

Wenn Sie die shapeXT-Release-Benachrichtigungen oder Produkt-Updates abonnieren, wird die bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse verarbeitet, um Ihnen den Newsletter zuzustellen.

  • Selbst gehostete Infrastruktur: Der Newsletter wird ausschließlich über eine eigene Installation der Open-Source-Software phpList verwaltet, die lokal in derselben Serverumgebung in Deutschland betrieben wird. Es werden keine Abonnentendaten an externe E-Mail-Dienstleister oder Cloud-Anbieter weitergegeben, übertragen oder von diesen verarbeitet.
  • Double-Opt-In (DOI): Die Anmeldung erfolgt im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren. Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Verifizierungslink. Ihr Abonnement wird erst aktiv, nachdem Sie auf diesen Link geklickt haben. Dies verhindert unbefugte Anmeldungen mit fremden E-Mail-Adressen.
  • Protokollierung zum Nachweis der Einwilligung: Gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO wird jede Anmeldung protokolliert. Erfasst werden die E-Mail-Adresse, die IP-Adresse sowie die Zeitstempel sowohl der ursprünglichen Anmeldung als auch der Double-Opt-In-Bestätigung. Server-Logfiles werden maximal 4 Wochen lang aufbewahrt und danach automatisch gelöscht, sofern eine Aufbewahrung nicht zu Beweiszwecken im Zusammenhang mit rechtswidrigen Handlungen erforderlich ist.
  • Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  • Abmeldung & Speicherdauer: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und den Newsletter abbestellen, indem Sie auf den Abmeldelink („Unsubscribe“) klicken, der in jeder Newsletter-E-Mail enthalten ist, oder indem Sie eine Nachricht an mail@shapeXT.com senden. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem aktiven Verteiler gelöscht.

6. Soziale Medien & Externe Links

Die Fußzeile dieser Website enthält Links zu Profilen auf externen Social-Media-Plattformen (YouTube, Instagram und X/Twitter).

Zum Schutz Ihrer Privatsphäre binde ich keine externen Plugins, Skripte, Iframes oder Tracking-Pixel dieser Plattformen in meine Website ein und gebe keine Nutzerdaten an diese Unternehmen weiter. Bei den Links handelt es sich ausschließlich um normale externe Hyperlinks. Wenn Sie diese Website besuchen oder nutzen, werden keinerlei personenbezogene Daten oder Nutzungsinformationen an YouTube, Instagram oder X/Twitter übertragen. Eine Datenübermittlung an die jeweilige Plattform findet erst dann statt, wenn Sie aktiv auf einen Link in der Fußzeile klicken, um diese Website zu verlassen und den externen Dienst aufzurufen.

7. shapeXT Desktop-Anwendung (Voll- & Demoversion)

Datenschutzversprechen & Garantie zur lokalen Datenverarbeitung: Ich respektiere Ihre Privatsphäre strikt und werde Ihre personenbezogenen Daten niemals verkaufen, vermieten oder monetarisieren. Sämtliche wissenschaftlichen Daten und Forschungsdaten, die Sie in shapeXT öffnen, erstellen oder analysieren (z. B. kristallographische Strukturen), werden ausschließlich lokal auf Ihrem Rechner verarbeitet und niemals an meinen Server oder an Dritte übertragen.

Die shapeXT Desktop-Anwendung kommuniziert nur für die vier nachfolgend aufgeführten spezifischen Funktionen mit meinem Server. Der Großteil der Verbindungsdaten wird lediglich temporär in Server-Logfiles gespeichert (automatische Löschung nach maximal 4 Wochen, siehe Abschnitt 2) und ausschließlich verarbeitet, um die Serverinfrastruktur vor Missbrauch zu schützen oder eine direkte Nutzeranfrage zu erfüllen:

a) Automatische Update-Prüfung (Voll- & Demoversion)

  • Daten & Zweck: Die Anwendung sendet eine HTTPS-POST-Anfrage an meinen Webserver, um zu prüfen, ob eine neuere Softwareversion verfügbar ist. Diese Anfrage wird wie in Abschnitt 2 beschrieben in den Logfiles des Webservers protokolliert.
  • Opt-Out: Sie können die automatische Update-Prüfung jederzeit innerhalb der Anwendung über Settings > System > Updates deaktivieren, indem Sie Check Frequency auf Never (Manual) setzen.
  • Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung sicherer, aktueller Software und der Aufrechterhaltung der Systemstabilität). Protokolleinträge werden über die reguläre Log-Rotation nach maximal 4 Wochen automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 2).

b) Abruf von Strukturen aus der Crystallography Open Database (COD) (Vollversion)

  • Daten & Zweck: Die Vollversion ermöglicht den direkten Abruf von Kristallstrukturen aus einer selbst gehosteten Kopie der Crystallography Open Database (COD) auf meinem Server. Wenn Sie eine Struktur abrufen, wird die Abfrage in den Logfiles des Webservers protokolliert (siehe Abschnitt 2). Die Protokollierung ist zwingend erforderlich, um den Server vor Systemmissbrauch wie automatisiertem Scraping oder Denial-of-Service-Angriffen (DDoS) zu schützen.
  • Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung einer vertraglichen Kernfunktion der Software) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention). Diese Logfiles werden über die reguläre Log-Rotation nach maximal 4 Wochen automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 2).

c) Integriertes Feedback-Formular (Vollversion)

  • Daten & Zweck: Die Vollversion enthält ein integriertes Feedback-Formular, das auch anonym genutzt werden kann. Beim Absenden von Feedback protokolliert der Webserver die anfragende IP-Adresse (siehe Abschnitt 2) ausschließlich zum Schutz des Servers vor Spam und DDoS-Angriffen. Ihre Feedback-Nachricht sowie alle personenbezogenen Daten, die Sie freiwillig eingeben (wie Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse für eine Rückmeldung), werden an meinen Server übertragen und in einer Datenbank gespeichert, ausschließlich um Ihr Feedback oder Ihre Supportanfrage zu bearbeiten und zu beantworten.
  • Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Die Verarbeitung der Server-Logfiles basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Systemsicherheit); die Daten werden nach 4 Wochen gelöscht (siehe Abschnitt 2). Die Verarbeitung des übermittelten Feedbacks und freiwilliger Kontaktdaten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung von Supportleistungen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Software und der Beantwortung von Nutzeranfragen). Datenbankeinträge mit personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald Ihr Anliegen vollständig geklärt ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (siehe Abschnitt 4).

d) Online-Lizenzaktivierung (Vollversion)

  • Daten & Zweck: Beim ersten Start erfordert die Vollversion eine einmalige Online-Aktivierung. Die Anwendung übermittelt hierzu einen kryptografischen Hashwert, der einen Hardware-Fingerabdruck enthält, an meinen Server, um die Installation eindeutig zu identifizieren, woraufhin der Server einen Verifizierungscode zurücksendet. Dieser Mechanismus ist zwingend erforderlich, um gültige Lizenzen zu verifizieren und Lizenzmissbrauch zu verhindern (wie etwa die unbefugte unternehmensweite Nutzung einer Einzelplatzlizenz oder die Verwendung veröffentlichter bzw. raubkopierter Lizenzdateien).
  • Rechtsgrundlage & Speicherdauer: Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Lizenzprüfung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz des geistigen Eigentums und der Verhinderung von Softwarepiraterie). Aktivierungsdatensätze werden zusammen mit dem zugehörigen Lizenzdatensatz für die Dauer der Lizenzgültigkeit aufbewahrt (siehe Abschnitt 4).

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Auf dieser Website werden keine Entscheidungen getroffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

9. Ihre Rechte nach der DSGVO

Als betroffene Person stehen Ihnen nach Kapitel III der DSGVO folgende gesetzliche Rechte zu:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine einmal erteilte Einwilligung (z. B. für den Newsletter) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an: mail@shapeXT.com [PGP].

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Die für diesen Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt, Deutschland
Website: www.tlfdi.de

11. Stand

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 05.11.2026 aktualisiert.